Spam an die Kollegen

Ab und zu schicke ich Termineinladungen an alle Kollegen in der Abteilung (ca. 20 Leute), z. B. weil ich nachmittags Kuchen ausgebe oder irgendetwas anderes Wichtiges passiert. Um die Kollegen nicht unnötig zu nerven, setze ich den Termin in Outlook dann auf „Frei“, damit sie während des wichtigen Kuchenessens nicht als beschäftigt angezeigt werden. Das klappt wunderbar und alle können sich ungestört von der E-Mail-Flut dem schönen Gebäck erfreuen.

Nur die Erinnerung in Outlook und auf die Smartphones lasse ich in meinen Termineinladungen an. Immerhin sollen die Kollegen meine wichtige Besprechung ja auch nicht vergessen. Die Erinnerung bekomme ich dann auch immer selbst noch einmal, damit ich sie schön in Outlook wegklicken oder auf dem Smartphone wegwischen kann.

In der letzten Woche mussten mich ein paar Kollegen leider darauf aufmerksam machen, dass meine schönen Termineinladungen leider etwas anhänglich sind. Neben der ursprünglichen Termineinladung und der automatischen Erinnerung haben sie auch – schon nachdem der Termin angefangen hat – immer noch eine weitere Kopie von der Termineinladung bekommen.

Auf der Suche nach dem Übeltäter

Anfangs hatte ich keine Idee, von wo diese doppelten Termineinladungen kommen. Die E-Mails wurden unter meinen Gesendeten Elementen in Outlook angezeigt. Das hieß für mich, dass sie wirklich von irgendetwas verschickt werden, was vernünftig und gewollt auf mein Postfach zugreift. Outlook auf meinem PC? Outlook auf dem Notebook? Irgendeine Automatisierung im Mailserver? Oder doch das Handy?

Von einem Kollegen habe ich mir die E-Mail zeigen lassen, die er bekommen hat, und habe mir die E-Mail-Header genauer angeguckt. In den Headern Received kann man nachlesen, über welche Stellen die E-Mail vom Absender zum Empfänger gelaufen ist. Jeder Mailserver, der die E-Mail weiterleitet, fügt Informationen über sich selbst in einem solchen Received-Header hinzu. Anhand der Header konnte ich sehen, dass die E-Mail von unserem eigenen Firmen-Mailserver kommt. Wenigstens also keine komischen E-Mails von außerhalb. Aber weiter eingeschränkt war meine Suche damit noch nicht.

Als nächstes habe ich nach einem Header gesucht, den der Mailserver im dann setzt, wenn die Mail von einem Outlook im eigenen Netzwerk kommt: X-Originating-IP. Ein solcher Header war allerdings nicht da. Das war ein Hinweis darauf, dass die Mail gar nicht von Outlook geschickt wurde.

Um das noch weiter zu bestätigen, habe ich mir die E-Mail-Protokolle auf unserem Mailserver angeguckt. Dort konnte ich sehen, dass ein paar Minuten nach Anfang von meinem Termin tatsächlich eine E-Mail auf die Reise geschickt wurde – und zwar nochmal an alle Kollegen. In den Protokollen steht auch, von wo die Mail kommt – also von welcher IP-Adresse. Quelle der E-Mail war: der Mailserver selbst!?

Dem Täter auf der Spur

Warum sollte der Mailserver selbst so komische Termineinladungen verschicken? Vielleicht gibt es ja einen Automatismus, der die E-Mails verschickt. Einem Kollegen war aufgefallen, dass an der neuen Termineinladung ein komischer Hinweis auf eine Anpassung der Zeitzone angedruckt war. Vielleicht dachte der Mailserver, dass sich irgendwas an der Zeitzone geändert hat, und schickt deswegen die Einladung nochmal raus.

So etwas in der Art konnte ich aber weder in meinen Postfacheinstellungen, noch in den weiten des Internets finden. Vielleicht war ich auch hier wieder auf dem Holzweg. Ich habe dann noch einmal überlegt:

Was habe ich in der letzten Woche geändert, das so etwas hervorrufen könnte?

Mir fiel nur eine Antwort ein: Ich hatte in meiner E-Mail-App auf dem Handy einen Haken gesetzt, der noch auf Englisch in der App beschrieben wurde, obwohl alle anderen Einstellungen auf Deutsch waren:

Dismiss with swiping
Dismiss reminders when you try to do notifications swiping

Auf Grund dieser Beschreibung habe ich gedacht, dass ich Benachrichtigungen für Termine einfach wegwischen kann, und dass sie dann auch in Outlook und co. nicht mehr auftauchen, weil sie „dismissed“ sind.

Vom Zeitpunkt der doppelten Termineinladungen könnte das aber passen. Auf dem Handy habe ich die Erinnerungen für die Termine alle erst weggewischt, als der Termin schon angefangen hatte. Also habe ich erstmal Google angeschmissen, um nach Hinweisen zu suchen, ob diese Einstellung wirklich nochmal doppelte Einladungen zu den Terminen rausschicken könnte. Allerdings fand ich für diese Einstellung in meiner E-Mail-App Nine überhaupt gar nichts.

Das heißt: Selbst testen. Mein Kollege musste herhalten und hat zwei Termineinladungen bekommen. Bei der ersten habe ich die Einstellung Dismiss with swiping nicht eingeschaltet. Ich habe die Erinnerung auf meinem Handy bekommen und weggewischt. Mein Kollege bekommt keine E-Mail.

Für die zweite Termineinladung habe ich den Haken dann wieder gesetzt. Und siehe da: Kurz nachdem ich die Benachrichtigung in Android weggewischt habe, bekommt mein Kollege tatsächlich nochmal eine neue Termineinladung für den Testtermin.

Aber warum?

Der Übeltäter war gefunden. Ich hatte den Haken vor ca. einer Woche gesetzt und auch seit dem keine Unterschied zu vorher gemerkt. Vielleicht waren diese doppelten Termineinladungen der Versuch von meiner App, mit dem Mailserver zu reden und ihm klar zu machen, dass ich meine Erinnerung bekommen und gelesen habe.

Auf jeden Fall hat auf der technischen Seite am Ende irgendwas ganz bestimmt nicht so funktioniert, wie es sollte. Aber ich konnte meine Detektivfähigkeiten ein bisschen ausbauen.